Obaveštenje o prikupljanju i obradi podataka o ličnosti 

(„Politika privatnosti“)

 

  • Uvod

 

U skladu sa odredbama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti „Sl. glasnik RS”, br. 87/2018 (u nastavku teksta: „Zakon“) DRUŠTVO INSTANT FACTORING d.o.o. Beograd DRUŠTVO INSTANT FACTORING d.o.o. Beograd sa sedištem na adresi Pjarona De Mondezira 42/2, matični broj: 21725188, br. telefona +38163 69 69 96 e-mail: [email protected] (u nastavku teksta: „Faktor“) Vas obaveštava o svrsi i osnovu prikupljanja i obrade Vaših podataka, o vrsti podataka koje obrađujemo, primaocima podataka, načinu njihovog čuvanja, kao i o Vašim pravima u pogledu obrade i načinu na koji ih ostvarujete.

Pre svega, treba imati u vidu da „podatak o ličnosti“ predstavlja svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno, a „obrada podataka o ličnosti“ predstavlja svaku radnju ili skup radnji koje se vrše automatizovano ili neautomatizovano sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima.

Faktor pruža usluge faktoringa (u nastavku teksta: „Usluge“) privrednim subjektima osnovanim u Republici Srbiji (u nastavku teksta: „Korisnik“ ili „Korisnici“) i to putem aplikacije na internet stranici www.instantfactoring.rs (u nastavku teksta: „Platforma“), te kao rukovalac prikuplja i obrađuje podatke o ličnosti na transparentan i zakonit način u skladu sa usvojenim standardima u oblasti zaštite podataka o ličnosti.

Kako bi ostvario pristup Uslugama, Korisnik registruje korisnički nalog na Platformi nakon čega može podneti zahtev za Usluge i dostaviti dokumentaciju i podatke neophodne radi analize zahteva. 

Prilikom registracije na Platformi, prikupljaju se samo podaci koje pruža Korisnik popunjavanjem registracionog obrasca.

Nakon registracije na Platformi, Faktor prikuplja i obrađuje određene podatke o ličnosti koji se odnose na Vas i/ili zakonske zastupnike i/ili akcionare/udeličare i/ili osobe za kontakt Korisnika, a koji uključuju: ime i prezime, radno mesto, broj telefona, e-mail adresu, pravne i finansijske informacije. 

Prilikom podnošenja zahteva za Usluge kroz Platformu, podaci se prikupljaju iz javno dostupnih izvora koji uključuju registre agencija i upravnih organa, kao i Vaše društvene i profesionalne mreže i internet stranice. 

  • Zašto Faktor prikuplja Vaše lične podatke i po kom osnovu?

 

  1. U cilju zaključenja i izvršenja ugovora o faktoringu ili preduzimanja radnji, na zahtev lica na koje se podaci odnose, pre zaključenja ugovora (u skladu sa članom 12. stav 1. tačka 2. Zakona), prikupljamo i obrađujemo podatke radi ostvarivanja mogućnosti da pružimo Usluge koje nudimo našim Korisnicima putem Platforme, prethodnih provera u vezi sa isplatama potraživanja, potreba osiguranja, vršenja transakcija, upravljanja rizicima, limitima i uslovima finansiranja i sredstvima obezbeđenja.

Gore navedeni postupci obrade su neophodni radi procene mogućnosti za zaključenje ugovora o faktoringu i radi ispunjenja obaveza iz takvog ugovora. Ukoliko nam ne dostavite tražene podatke, nećemo moći da izvršimo neophodne analize i pružimo tražene usluge, te sledstveno nećemo biti u mogućnosti da stupimo u ugovorni odnos.

  1. U cilju poštovanja naših pravnih obaveza (u skladu sa članom 12. stav 1. tačka 3. Zakona), obrađujemo podatke radi vođenja knjigovodstvenih evidencija i izveštavanja poreskih organa, Uprave za sprečavanje pranja novca I finansiranja terorizma i drugih organa uprave u skladu sa zakonom, odgovaranja na zahteve državnih organa, sprovođenja internih i finansijskih revizija, kao što je propisano zakonom, sprovođenja obaveznih procedura za sprečavanje prevara u poslovanju i slično.

 

  1. U cilju ostvarivanja naših legitimnih interesa (u skladu sa članom 12. stav 1. tačka 6. Zakona), obrađujemo podatke samo kada takav legitimni interes preteže nad interesima, pravima i slobodama lica na koje se ti podaci odnose, a radi, ukoliko je primenjivo, zaštite naših prava iz poslovnih odnosa, uočavanja i sprečavanja prevara, mogućnosti nadzora nad transakcijama privrednih društava i automatske razmene informacija u pogledu obaveznog izveštavanja nadležnih organa, obezbeđivanja sigurnosti kompjuterskih mreža/sistema i podataka, pristupa poslovnom prostoru, video nadzora, a takodje radi obavljanja redovnog poslovanja (naročito za potrebe knjigovodstva, upravljanja fakturama, odnosa sa bankama i deviznog poslovanja), odnosa sa klijentima i marketing strategija.

 

  1. Faktor šalje obaveštenja i brošure postojećim Korisnicima u vezi sa odlikama svojih proizvoda i usluga, a kako bi ispunio potrebe i očekivanja Korisnika, kao i druge informacija o sebi i oblasti u kojoj posluje, a koje su od značaja za Korisnike (direktni marketing).

 

  1. Faktor može obrađivati podatke o Vama i u druge svrhe koje proističu iz razumne i zakonite potrebe Faktora uz poštovanje uslova propisanih zakonom, zaključenim ugovorom ili Vašim pristankom. Kada se podaci o ličnosti obrađuju za svrhu drugačiju od one za koju su prikupljeni, pre dalje obrade podataka, kada je to zahtevano Zakonom, Faktor će Vam obezbediti sve informacije o toj svrsi obrade.

 

  • Koji podaci se prikupljaju i obrađuju?

U skladu sa gore navedenom svrhom i osnovama obrade, Faktor obrađuje sledeće podatke prilikom podnošenja zahteva za Usluge kroz Platformu: ime i prezime, pol, datum rođenja/JMBG, kontakt podaci (broj telefona, e-mail adresa), zanimanje, podaci o poslodavcu i funkciji ili poslu koji obavljate, podaci o radnom stažu i prethodnom radnom iskustvu, fotografije, podatke o korisničkom nalogu na Platformi uključujući i šifru za pristup korisničkom nalogu, karakteristike uređaja i pretraživača putem kojeg pristupate Platformi, podatke o IP adresi. U određenim slučajevima, kada za to postoji zakonska obaveza, obrađujemo podatke o prebivalištu i brojeve ličnih dokumenata.

Ukoliko je primenjivo, obrađujemo i podatke u vezi sa statusom privrednih društava i njihovih zakonskih zastupnika odnosno javno dostupne podatke kao što su podaci Agencije za privredne registre ili Narodne banke Srbije i druge podatke se iz javno dostupnih izvora koji uključuju registre agencija i upravnih organa, kao i Vaše društvene i profesionalne mreže i internet stranice. Takođe prikupljamo podatke od naših klijenata koji su u poslovnom odnosu sa vama na osnovu koga su vam izdate fakture.

Podatke o ličnosti prikupljamo neposredno od lica na koje se podaci o ličnosti odnose ili od trećih lica. Ukoliko podatke o ličnosti nismo prikupili od lica na koje se podaci odnose, lice na koje se podaci odnose ćemo obavestiti o obradi najkasnije u roku od 30 dana od dana kada su podaci o ličnosti prikupljeni na ovaj način ili najkasnije prilikom uspostavljanja prve komunikacije, ako se podaci o ličnosti koriste za komunikaciju sa licem na koje se odnose, osim kada je lice na koje se podaci odnose o tome već upoznato ili ako bi obaveštavanje bilo nemoguće ili ako bi uključivalo nesrazmeran utrošak vremena i sredstava ili kada je prikupljanje podataka izričito propisano zakonom.

Faktor sprovodi mere da zaštiti podatke od gubitka, uništenja, oštećenja, kao i od neovlašćenog pristupa podacima ili nezakonite obrade podataka i to preduzimanjem svih neophodnih mera i poštovanjem zakonskih obaveza i dostignutih standarda u oblasti zaštite podataka o ličnosti.

  • Ko su primaoci Vaših podataka?

Primaoci Vaših podataka su: (i) zaposlena i angažovana lica od strane Faktora i to ograničeni broj lica kojima su Vaši podaci neophodni za obavljanje radnih zadataka odnosno ispunjenja svrhe obrade, (ii) lica kojima je Faktor poverio vršenje pojedinih radnji i aktivnosti obrade u zemlji  i inostranstvu a na osnovu zaključenog ugovora i garancija tih lica da primenjuju odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere na način koji obezbeđuje da se obrada vrši u skladu sa odredbama važećih propisa i da se obezbeđuje zaštita prava lica na koje se podaci odnose (npr. kurirske službe, pružaoci usluga u oblasti informacionih tehnologija i čuvanja podataka, revizori, advokati, knjigovodstvene agencije i sl.) i (iii) državni organi i organizacije kada je to zakonska obaveza.

  • Da li će Društvo iznositi podatke o Vama u inostranstvo?

Faktor vrši prenos podataka o ličnosti koje obrađuje u države za koje utvrđeno da obezbeđuju primereni nivo zaštite u skladu sa propisima Republike Srbije i odlukama nadležnih organa i to licima kojima je Faktor poverio vršenje pojedinih radnji i aktivnosti obrade u zemlji  i inostranstvu a na osnovu zaključenog ugovora i garancija tih lica da primenjuju odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere na način koji obezbeđuje da se obrada vrši u skladu sa odredbama važećih propisa i da se obezbeđuje zaštita prava lica na koje se podaci odnose.

  • Koliko dugo se čuvaju Vaši podaci?

Vaše podatke o ličnosti ćemo koristiti i obrađivati samo onoliko koliko je potrebno da bi se zadovoljila svrha u koju su vaši podaci o ličnosti prikupljeni (kako je opisano u odeljku „Zašto Faktor prikuplja Vaše lične podatke i po kom osnovu“) odnosno za vreme trajanja poslovnog i ugovornog odnosa ili do isteka zakonom određenog perioda za ostvarivanje naših legitimnih interesa iz ugovornog odnosa (npr. istek rokova zastarelosti potraživanja) ili u slučaju prateće dokumentacije koja sadrži predmetne podatke do isteka obaveze čuvanja u skladu sa zakonom. 

Nakon isteka rokova za čuvanje podataka, Faktor je u obavezi da u narednih godinu dana te podatke briše/anonimizuje, a dokumentaciju uništi.

  • Koja su Vaša prava povodom obrade?

Prilikom sprovođenja obrade, Faktor će Vam obezbediti sva Zakonom zagarantovana prava. Imate pravo da od Instant Factoringa zahtevate podatke o tome da li se obrađuju Vaši podaci, zatim pravo na pristup tim podacima i dostavljanje kopije na način koji zatražite, a koji je izvodljiv za Faktora (u papirnom i elektronskom obliku) uz naplatu nužnih troškova za dodatne kopije, kao i da budete informisani o svim radnjama obrade i podacima koji su sadržani u ovom obaveštenju. Imate pravo da od Faktora zahtevate ispravku i dopunu Vaših podataka o ličnosti, ukoliko su podaci u posedu Faktora netačni ili nepotpuni. 

Imate prava da zahtevate brisanje Vaših podataka pod uslovima propisanim Zakonom, a naročito ukoliko ne postoji pravni osnov ili svrha obrade ili ako je to zakonska obaveza Faktora. Factor može odbiti brisanje podataka ukoliko su za to ispunjeni Zakonom predviđeni uslovi.

Imate prava na ograničenje obrade pod uslovima i na način propisan Zakonom (u periodu procenjivanja osnovanosti prigovora, u slučaju osporavanje tačnosti podataka, nezakonite obrade i nepostojanja svrhe obrade) u kom slučaju se podaci mogu dalje obrađivati samo na osnovu Vašeg pristanka, osim ako se radi o njihovom pohranjivanju ili u cilju podnošenja, ostvarivanja ili odbrane pravnog zahteva ili zbog zaštite prava drugih fizičkih, odnosno pravnih lica ili zbog ostvarivanja značajnih javnih interesa. 

Faktor je dužan da obavesti sve primaoce kojima su podaci o ličnosti otkriveni o svakoj ispravci ili brisanju podataka o ličnosti ili ograničenju njihove obrade, osim ako je to nemoguće ili zahteva prekomeran utrošak vremena i sredstava. 

Faktor je dužan da Vas, na Vaš zahtev, informiše o svim primaocima podataka. 

Imate prava na prenosivost podataka u strukturisanom, uobičajeno korišćenom i elektronski čitljivom obliku Vama ili neposredno drugom rukovaocu, pod uslovima propisanim zakonom.

Ukoliko dođe do povrede podataka o ličnosti koja može da proizvede visok rizik po prava i slobode fizičkih lica, Faktor je dužan da Vas bez nepotrebnog odlaganja obavesti o povredi.

  • Kako ostvarujete prava u pogledu obrade?

Faktor je dužan da Vam pruži informacije o postupanju na osnovu zahteva za ostvarivanje prava iz prethodnog stava bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana od dana prijema zahteva. Taj rok može biti produžen za još 60 dana ako je to neophodno, uzimajući u obzir složenost i broj zahteva. O produženju roka i razlozima za to produženje Faktor je dužan da Vas obavesti u roku od 30 dana od dana prijema zahteva. Ako podnesete zahtev elektronskim putem, informacija će Vam se pružiti elektronskim putem ako je to moguće, osim ako zahtevate da se informacija pruži na drugi način. Ako Faktor ne postupi po Vašem zahtevu, dužan je da Vas obavesti o razlozima za nepostupanje bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana od dana prijema zahteva, kao i o pravu na podnošenje pritužbe Povereniku, odnosno tužbe sudu. Faktor, po pravilu, pruža informacije i postupa po zahtevima iz prethodnog stava ovog Obaveštenja bez naknade. Ako je Vaš zahtev očigledno neosnovan ili preteran, a posebno ako se isti zahtev učestalo ponavlja, Faktor može da naplati nužne administrativne troškove pružanja informacije, odnosno postupanja po zahtevu ili da odbije da postupi po zahtevu.

Imate pravo na podnošenje prigovora na obradu ukoliko se obrada vrši isključivo po osnovu obavljanja poslova u javnom interesu ili izvršenja zakonom propisanih ovlašćenja Faktora ili isključivo u cilju ostvarivanja legitimnih interesa Faktora ili treće strane. Prigovor možete podneti slanjem pisanog prigovora na e-mail adresu [email protected], ili slanjem pisanog prigovora poštom na adresu sedišta Faktora.

Imate pravo da podnesete pritužbu Povereniku ako smatrate da je obrada Vaših podataka izvršena suprotno odredbama Zakona. Podnošenje pritužbe Povereniku ne utiče na pravo da pokrenete druge postupke upravne ili sudske zaštite.

 

  • Koga da kontaktirate u slučaju dodatnih pitanja ili potreba za pojašnjenjima?

U cilju ostvarivanja Vaših prava u pogledu zaštite Vaših podataka o ličnosti kao i radi pružanja svih potrebnih objašnjenja u ovom pogledu, možete se obratiti poštom na adresu sedišta Faktora, na br. telefona +381 63 69 69 96, kao i na e-mail adresu [email protected]